SURAT NIAGA

BAHASA INDONESIA

SURAT NIAGA

Surat niaga:

surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.

Surat niaga yang akan kita bahas :

1.	Surat	Penawaran
2.	Surat	Permintaan Penawaran
3.	Surat	Pesanan
4.	Surat	Pengaduan

1. SURAT PENAWARAN

Surat penawaran (barang / jasa):

Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).

Surat   penawaran   harus   disusun

dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca. Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.

Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam

penyusunan surat penawaran:

a. nama/ jenis barang yang ditawarkan b. kualitas, merk barang

c. jumlah barang yang ditawarkan d. harga satuan

e. potongan harga yang diberikan f. syarat pembayaran

g. cara pengiriman

CONTOH SURAT PENAWARAN

 PT PUSTAKA WIDYA Jalan Pelajar 10 A Yogyakarta 55197

Nomor              : 45/ PB/ PW/ IV - 03             Yogyakarta 1 April 2003

Lampiran         : 2 ( dua) lembar

Hal                    : Penawaran Buku

Yth . Saudara Pemilik Toko Buku

Cerdas Abadi

Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25

Surabaya

Dengan Hormat,

Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi, kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.

Buku–buku kami telah mendapat

pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap disamping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah.

Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan.

Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan :

- Pembayaran tunai diskon 40 %

- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %

- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %

Pesananan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih.

Hormat kami, Kabid Pemasaran

A. Latief

2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual- beli barang.

Surat ini biasanya dibuat karena

calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk, baik

jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk.

Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual, maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai :

a. nama / jenis barang b. harga satuan

c. potongan harga

d. cara dan syarat pembayaran e. cara pengiriman

CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Bogor, 31 Januari 2003

Yth,  Direktur PT Jati Murni di

Solo

Dengan hormat,

Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni.

Jika ada kesesuaian harga, kami akan

memesan dalam jumlah besar. Informasi secepatnya sangat kami

harapkan. Terima kasih.

Hormat kami,

                                                                                                                                                                                                                           Sabrina

3. SURAT PESANAN

Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

Pada dasarnya penyusunan surat

jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.

Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam penyusunan surat pesanan:

a. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan  surat penawaran atau iklan dan sebagainya.

b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.

c.  Menyebutkan cara pengiriman

yang dikehendaki.

d.  Menyebutkan cara pembayaran. e.  Menyebutkan waktu pengiriman

yang dikehendaki.

f.   Menyebutkan cara pengepakan.

CONTOH SURAT PESANAN

                                                                                                   Bogor, 2 Maret 2005

Yth, Direktur PT Jati Murni

 di Solo

Dengan hormat,

Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.

Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah

tangga sesuai dengan kode nomor : No. 15 sebanyak 7 buah

No. 17 sebanyak 8 buah

No. 25 sebanyak 10 buah

Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya.

Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama.

Hormat kami, Sabrina

4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

Surat pengaduan dibuat karena :

jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian

Seseorang menulis surat pengaduan di

antaranya untuk:

a.  Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak

b.  Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.

c.  Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia.

d.  Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada

siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

Alternatif penyelesaian pengaduan di

antaranya :

a.Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang.

b.Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.

c.  Meminta pengiriman barang yang

kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang.

d.  Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

Untuk menyusun surat pengaduan,

sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.

c.  Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan.

d.  Jelaskan sebab-sebab atau alasan- alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.

e.  Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugiksn kedua belah pihak

CONTOH SURAT PENGADUAN

                                                TOKO BUMI ASIH

                                              Jalan MT. Haryono 53 Surabaya

             Nomor : 71/ BA/ VII – 03                                         14 Agustus 2003

Hal      : Pengaduan Kualitas

Barang

Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36

Sidoarjo

               Dengan Hormat,

              Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12

              Agustus 2003. Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami. Oleh                        karena itu kami ucapkan terima kasih.

              Perlu kami sampaikan bahwa setelah

              kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan.               Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan                          harga   sebesar 20 %.

Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan                                                mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon                                   dibawakan penggantinya.

Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Boy Wijaya

Pemilik Toko

SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA

1. Perhatikan surat pengaduan berikut!

Seorang pembeli kecewa terhadap penjual/produsen karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang yang dipesan.

Kalimat santun untuk penulisan surat

pengaduan sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah ….

a.   Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya kapok pesan barang pada Saudara.

b.   Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya tidak puas dengan pelayanan Saudara.

c.   Barang yang telah saya terima tidak

sesuai dengan pesanan, saya sangat kecewa. Segera diganti.

d.   Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon diganti sesuai dengan pesanan saya.

e.   Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon ada ganti rugi atas kekecewaan saya.

Jawaban : d

Pembahasan :

Karena opsi d adalah kalimat pengaduan

yang santun dan jelas.

2. Kalimat yang berisi keluhan dengan

maksud yang jelas ialah ….

a.  Terima kasih atas kerja sama yang baik di antara kita. Mudah-mudahan tidak mengecewakan.

b.  Kiriman 10 unit yang telah kami terima

2 unit rusak. Mohon diganti.

c.  Meskipun kami sering mengeluh karena

keterlambatan pengiriman barang, Anda kurang memperhatikan hal itu.

d.  Kami cukupkan sekian, semoga kerja sama ini dapat diperbaiki.

e.  Biaya pengiriman barang yang rusak harap Anda tanggung.

Jawaban : b

Pembahasan :

Karena opsi b berisi keluhan yang jelas dan

santun.

3.  Barang pesanan kami yang Anda

kirimkan, mengalami keterlambatan dan banyak barang yang rusak. Oleh karena itu, ….

Pernyataan yang tepat untuk melengkapi surat pengaduan di atas adalah ….

a.  untuk pengiriman berikutnya kami mohon tidak terlambat lagi dan ada penggantian barang yang rusak

b.  pembelian kami batalkan

c.  kami minta potongan harga

d.  barang yang rusak akan segera kami kembalikan

e.  kami minta ganti rugi sebesar kerugian yang kami derita

Jawaban : a

Pembahasan :

Karena opsi a adalah pernyataan yang jelas

dan santun

4. Dengan hormat,

Surat pesanan Bapak tertanggal 24 Juli

2002 telah kami terima ….

Untuk melengkapi surat niaga di atas yang paling tepat ialah ….

a.  kami mengucapkan terima kasih

atas kepercayaan dan pesanan

Saudara kepada kami.

b.  selanjutnya kami segera merealisasikannya pada tanggal 1

Agustus 2002 sesuai permintaan

Bapak.

c.  namun pada surat itu tidak dijelaskan alasan mengapa Bapak memesannya kepada kami.

d.  dan kami berterima kasih banyak sekali atas kepercayaan Bapak. Alat-alat tulis itu pasti segera kami kirim.

e.  kami pasti segera memenuhi pesanan Bapak tersebut karena itu kami sangat berteriam kasih pesanannya.

Jawaban : b

Pembahasan :

Karena opsi b merupakan kalimat yang

tepat untuk melengkapi surat niaga di atas.

5. Di antara kalimat pembuka surat niaga

berikut yang berisi permintaan penawaran ialah ….

a.  Dengan ini saya menyampaikan kepada

Saudara produk baru usaha kami.

b.  Surat Saudara telah kami terima, maka berikut ini jawaban kami.

c.  Dengan ini saya berharap Anda dapat

memberikan daftar harga yang baru.

d.  Kami memerlukan informasi Anda tentang kebutuhan bulan ini.

e.  Dengan surat ini saya sertakan lampiran daftar harga produk baru kami.

Jawaban : c

Pembahasan :

Karena opsi c merupakan pernyataan

permintaan penawaran

6. Di antara kalimat berikut yang tepat

sebagai kalimat penutup surat pengaduan adalah ….

a. Terima kasih, kami tunggu kiriman

Anda

b. Harap maklu, pelayanan kami terbatas.

c. Harap keluhan kami mendapat

perhatian sepenuhnya.

d. Harap semua pembayaran dilakukan melalui Bank Mandiri.

e. Terima kasih, kami tunggu pesanan

Anda.

Jawaban : c

Pembahasan :

Karena opsi c merupakan kalimat penutup

surat pengaduan.

7. Di antara kalimat-kalimat penutup

berikut yang berisi keluhan ialah ….

a. Kiriman Anda telah samapai dengan selamat. Terima kasih

b. Barang yang Anda kirimkan telah samapi, tetapi agak terlambat.

c.  Baru hari ini pesanan kami sampai

dalam keadaan lengkap.

d.  Terima kasih, kiriman Anda telah kami terima hari ini.

e.  Hari ini kami sudah menerima pesanan secara lengkap.

Jawaban : b

Pembahasan :

Karena opsi b merupakan kalimat penutup

yang berisi keluhan.

8. Kalimat surat niaga berikut ini yang

berisi penawaran ialah ….

a.  Kami mohon penawaran Saudara segera dikirimkan.

b.  Siapapun dapat mengirimkan contoh barang kemari.

c.  Kami menawarkan TV Sony kualitas

ekspor dengan pembayaran cicilan dan barang dapat segera dikirimkan

d.  Semoga Anda senang dengan order kami ini.

e.  Kami tetap menunggu penawaran

Anda.

Jawaban : c

Pembahasan :

Karena opsi c adalah kalimat surat niaga

yang berisi penawaran.

9.  Di antara kalimat-kalimat berikut yang

berisi permintaan penawaran barang ialah ….

a.  Surat Saudara bertanggal 1 April lalu telah kami terima, maka dengan ini ….

b.  Dapatlah kiranya Anda mengirim daftar harga terbaru barang produksi Anda.

c.  Dengan penuh rasa gembira kami

menyampaikan kabar bahwa kiriman

Saudara telah kami terima.

d.  Klaim Saudara telah kami terima dan mohon sabar.

e.  Terima kasih atas kiriman Saudara bulan

Maret yang lalu.

Jawaban : b

Pembahasan :

Karena opsi b merupakan kalimat yang berisi

permintaan penawaran barang.

10. Di antara kalimat-kalimat penutup surat

pengaduan berikut yang tidak tepat ialah ….

a.  Kami berharap Saudara memperhatikan sepenuhnya pengaduan kami.

b.  Pengaduan ini harap ditanggapi dengan serius.

c.  Terima kasih atas kerja sama Saudara

dalam menyelesaikan pengaduan kami. d.  Hendaknya pengaduan kami ini

mendapat perhatian sepenuhnya.

e.  Kami berharap Saudara segera menanggapi

Jawaban : c

Pembahasan :

Karena opsi c bukan merupakan kalimat

pentutup surat pengaduan